La temporada navideña está a la vuelta de la esquina, las cenas con la familia o las vacaciones de fin de año están a solo unas semanas. Esta próxima temporada puede ser un momento divertido, pero parece que se nos echa encima a la mayoría de nosotros, cuando queremos darnos cuenta ya está aquí. De hecho, ¿cuántas veces has esperado con ansias las vacaciones, pero sentiste que no estabas listo para ellas?

Hay  varias formas en las que podrás llegar a la Navidad sin sentir que no puedes desconectar y dejar la oficina atrás. Lo último que deseas es sentirte ansioso por volver o sentir que no puedes relajarte por completo sin consultar el correo electrónico.

Echa un vistazo a las formas en que puedes prepararte para desconectar de tu negocio durante las vacaciones:

1. Anima a todos a que te notifiquen su período fuera de la oficina antes de que lleguen las vacaciones

Esta situación es un problema menor si tienes empleados, pero si los tienes (o incluso si trabajas con autónomos), es vital que sepas cuándo no estarán disponibles. Los puentes, Navidad, Año Nuevo y los días previos a estos eventos probablemente serán días en los que todos estarán ausentes. Sin embargo, necesitas saber todos los días específicos que estará ausente tu equipo. Esta información te ayudará a trabajar con ellos para crear cierta superposición para garantizar que se completen los proyectos de fin de año en particular o determinar si algunas asignaciones deben posponerse hasta el próximo año.

2. Haz un balance de todo lo que queda por hacer

Es útil tener una visión global de lo que debe suceder durante la última parte del año. ¿Hay un proyecto con fecha límite a principios de diciembre o hay tareas específicas que realizáis todos los días? Ten una reunión con su equipo y apunta todo (desde tareas repetitivas hasta proyectos puntuales) que aún debe completarse. Luego, organiza y selecciona a quién delegarás determinadas tareas para que todos estéis en la misma página. Es útil tener una vista agregada de los plazos para que puedas realizar una planificación que permita a las personas terminar lo que puedan antes de las vacaciones.

3. Considera cerrar la oficina (o suspender ciertos procesos comerciales)

Lo entiendo, es posible que aún tengas clientes que necesiten tus servicios o asistencia durante las vacaciones. Sin embargo, es útil mirar hacia atrás en el año para ver si necesitas estar completamente operativo durante partes de la temporada de vacaciones y vale la pena mantener métricas comerciales útiles durante esta época del año. Realiza un seguimiento de la cantidad de llamadas y correos electrónicos que recibes relacionados con el trabajo diario que realizas. Si el número es bajo, es posible que puedas dar vacaciones a los equipos que no interactúan directamente con los clientes e incluso reducir las horas para los equipos de soporte de servicio al cliente. Si bien esto puede ayudar a todos a desconectar, también puede evitar que pierdas tiempo y dinero.

4. Selecciona a una persona en la que confíes para ser contactada si tu no estás disponible

De nuevo, el objetivo final debería ser permitir que todos desconecten en este período. Sin embargo, sabemos que ocurren emergencias y es posible que alguien tenga que intervenir para gestionar una queja  o un problema de un cliente. Por lo tanto, si bien puedes ser el contacto principal, asegúrate de tener otra persona delegada como alguien que pueda ser contactado si tu no puedes ser localizado. Además, delega un medio de comunicación específico con esta persona para que sepas que esta situación es una emergencia y requiere tu atención. Por ejemplo, haz que te llamen a un número en particular o incluso que te envíen un mensaje de texto. Mantente alejado del correo electrónico si es posible, ya que no deseas verte absorbido al consultar el correo electrónico mientras estás fuera.

5. Deja el teléfono del trabajo y el ordenador en casa

A no ser en caso de una emergencia grave, debes tener la libertad de disfrutar de sus vacaciones, como todos los demás. Entonces, pon los medios para que tu «segundo al mando» pueda comunicarse contigo si es necesario. Sin embargo, también asegúrate de dejar el teléfono del trabajo y el ordenador en casa (o en una caja fuerte si estás de vacaciones) para usarlos solo si es absolutamente necesario. Establecer una autorespuesta en el correo electrónico con un mensaje de ausente que notifique a todos cuándo regresarás y a quién pueden contactar en caso de emergencia puede ayudar a disminuir ciertas consultas persistentes de los clientes y otros contactos. Tener tiempo para recargar las pilas te dará la energía que necesitas para regresar renovado, así que tómate esto en serio.

El fin de año puede traer consigo mucho estrés. ¿Quién va a responder a todos estos correos electrónicos? ¿Cómo se hará este proyecto? ¿Terminaremos todo a tiempo? Recupera el control del caos de fin de año mediante una buena planificación. Haz un balance de lo que es prioritario y lo que no, y dirige tus esfuerzos para hacer esas cosas a principios de diciembre. A partir de ahí, decide lo que debe suceder antes de Navidad y deja los proyectos no urgentes hasta enero. Tu y tu equipo os merecéis un poco de tranquilidad y relajación. Los pasos anteriores pueden ayudarte a llegar allí.